Checklist đóng ca quán cafe: Bàn giao tiền, nguyên liệu và việc còn dở
Một ca làm việc kết thúc chưa chắc công việc đã kết thúc. Đơn đang chờ hoàn tiền, hộp nguyên liệu vừa mở hay máy có dấu hiệu lạ đều cần được chuyển cho người tiếp theo. Bàn giao tốt là để người nhận biết chính xác quán đang ở trạng thái nào, chứ không chỉ ký vào một tờ giấy.
Mẫu dưới đây tách bàn giao giữa hai ca với đóng cửa cuối ngày. Bạn có thể dùng chung một biểu mẫu, nhưng không áp dụng việc tắt máy hoặc dừng nhận đơn cho một ca vẫn đang phục vụ.
Trong bài:
- 1. Chốt mốc bàn giao trước khi đếm
- 2. Đối chiếu tiền theo từng phương thức thanh toán
- 3. Bàn giao nguyên liệu, máy và đơn chưa xong
- 4. Hoàn tất đóng cửa và xác nhận bàn giao
1. Chốt mốc bàn giao trước khi đếm
Hai người cần thống nhất thời điểm chuyển ca và cách xử lý đơn đi qua mốc đó. Chẳng hạn, một đơn đã thu tiền nhưng chưa giao phải được ghi là đơn đang làm, không bị bỏ sót hoặc tính tiền lần nữa.
Khi vẫn có khách, phân công một người tiếp tục nhận đơn và một người đối chiếu. Nếu mọi người cùng đếm tiền, quầy dễ bỏ lỡ khách; nếu vừa đếm vừa lấy tiền bán hàng mà không ghi nhận, số đếm sẽ khó kiểm tra lại.
Các thông tin nên có ở đầu phiếu gồm ngày, giờ bàn giao, người giao, người nhận và khu vực phụ trách. Phần công việc chưa xong cần có người nhận rõ ràng, không chỉ viết “ca sau xử lý”.
2. Đối chiếu tiền theo từng phương thức thanh toán
Tiền mặt, chuyển khoản và khoản nền tảng giao hàng chưa trả cần được theo dõi riêng. Tổng doanh thu trên đơn không nhất thiết bằng số tiền đang có trong ngăn kéo.
Tiền mặt dự kiến cuối ca = tiền lẻ đầu ca + tiền mặt thực thu + tiền bổ sung − tiền hoàn − khoản chi tiền mặt − tiền đã nộp khỏi quầy. Các khoản trong phép tính phải có cùng phạm vi ca và tránh ghi trùng.
Ví dụ minh họa: đầu ca có 500.000 đồng tiền lẻ, thu tiền mặt 2.000.000 đồng, hoàn khách 100.000 đồng và đã nộp 1.500.000 đồng khỏi quầy. Nếu không có khoản khác, tiền mặt còn lại dự kiến là 900.000 đồng. Đây không phải lợi nhuận của ca.
| Khoản cần bàn giao | Cách đối chiếu |
|---|---|
| Tiền mặt | Đếm thực tế, so với số dự kiến và ghi chênh lệch |
| Chuyển khoản | Đối chiếu mã đơn với giao dịch nhận tiền; tách khoản đang chờ |
| Đơn giao hàng qua nền tảng | Ghi số đơn, khoản chờ đối soát và phần điều chỉnh; không tính là tiền mặt đã thu |
| Hoàn, hủy, giảm giá | Giữ lý do và người xác nhận theo phân quyền của quán |
| Tiền đã chi hoặc nộp | Có người nhận và chứng từ/ghi nhận đi kèm |
Nếu lệch tiền, đếm lại và kiểm tra giao dịch trước khi kết luận nguyên nhân. Ghi đúng số lệch và việc cần đối chiếu; không tự sửa đơn hoặc thêm một khoản “chi khác” để làm số khớp. Số tiền đã đối chiếu cuối ca là đầu vào cho việc theo dõi doanh thu và chi phí, không chỉ là số dư trong két.
3. Bàn giao nguyên liệu, máy và đơn chưa xong
Không cần kiểm kê mọi chai nguyên liệu theo cùng một mức độ ở mỗi lần chuyển ca. Hãy ưu tiên những thứ dễ hết, dễ hỏng, giá trị cao hoặc đang có chênh lệch; kiểm kê đầy đủ theo lịch quán đã đặt.
| Nội dung | Cách ghi để người nhận dùng được |
|---|---|
| Nguyên liệu đã mở hoặc đã sơ chế | Tên, lượng còn, nhãn thời gian và vị trí cất; điều kiện dùng theo quy trình của từng nguyên liệu |
| Món tạm hết | Tên món, nguyên liệu thiếu, đã cập nhật ở những kênh nhận đơn nào |
| Thiết bị cần chú ý | Tên/model, biểu hiện, thời điểm xảy ra, trạng thái đang ngừng hay còn được dùng |
| Đơn chưa hoàn tất | Mã đơn, món còn thiếu, đã thanh toán hay chưa, người đang xử lý |
| Việc cần theo dõi | Nội dung cụ thể, người nhận và thời điểm cần kiểm tra lại |
Ví dụ, “máy hơi yếu” quá mơ hồ. Ghi “vòi hơi bên trái yếu khi đánh sữa; đã báo người phụ trách, chưa dùng vòi này cho đơn mới” giúp ca sau biết phải làm gì. Không tự chẩn đoán hỏng bộ phận nào khi chưa có người kiểm tra.
4. Hoàn tất đóng cửa và xác nhận bàn giao
Cuối ngày, hoàn tất các đơn còn lại rồi mới vệ sinh khu vực đã ngừng phục vụ. Nguyên liệu cần bảo quản được cất đúng nơi, dụng cụ được làm sạch theo quy trình và rác được xử lý trước khi khóa quán.
Máy nào cần tắt, máy nào cần duy trì hoạt động phải có danh sách rõ. Không ngắt nguồn tủ đang bảo quản nguyên liệu cần giữ lạnh chỉ vì đã hết ca. Thao tác tắt, vệ sinh hoặc xả của máy pha phải theo hướng dẫn model, không dùng một quy trình chung cho mọi thiết bị.
Người nhận xác nhận những gì đã kiểm tra được và ghi phần còn chờ. Ký nhận không có nghĩa là xóa chênh lệch hay nhận trách nhiệm cho mọi lỗi cũ; mục đích là thống nhất trạng thái và người xử lý tiếp theo. Các việc đã ghi ở cuối ngày cần được người ca sau đối chiếu lại trong checklist mở ca quán cafe. Hoàn tất vệ sinh quầy pha chế cuối ca trước khi xác nhận khu vực đã sẵn sàng cho ngày bán tiếp theo.
Khi có chênh lệch, hãy đối chiếu nguyên liệu đã dùng với số món bán, gồm cả định lượng và số hàng đã bỏ.