Checklist mở ca quán cafe: Chuẩn bị đủ trước khi nhận đơn đầu tiên
Khách đầu tiên bước vào khi máy chưa sẵn sàng, đá chưa chuyển lên quầy hay nhân viên chưa biết món nào hết: những việc nhỏ này dễ khiến cả buổi sáng trở nên cuống cuồng. Một checklist mở ca tốt cần cho người đứng quầy biết việc gì phải xong, ai làm và nếu chưa xong thì xử lý thế nào.
Bạn có thể dùng mẫu dưới đây rồi điều chỉnh theo menu và thiết bị của quán. Không cần bắt đầu bằng một quyển quy trình dài; trước hết, hãy bảo đảm quán nhận được đơn và làm đúng những món đang bán.
Trong bài:
- 1. Bắt đầu bằng việc đọc bàn giao và phân công
- 2. Kiểm tra quầy pha chế theo thứ tự sử dụng
- 3. Đồng bộ menu, nhận đơn và thanh toán
- 4. Ghi việc còn thiếu và quyết định mở bán
1. Bắt đầu bằng việc đọc bàn giao và phân công
Người mở ca nên đọc ghi chú ca trước trước khi bật bán hàng: máy nào đang có lỗi, nguyên liệu nào đang chờ kiểm tra, đơn nào chưa xử lý xong. Một dòng “mọi thứ ổn” không thay được thông tin cụ thể về những việc còn dang dở. Thống nhất cách bàn giao công việc giữa hai ca giúp ca mới biết rõ món, máy và việc nào đang chờ xử lý.
Sau đó, phân công theo khu vực. Quán ít người có thể để một người làm nhiều phần, nhưng mỗi việc vẫn cần một người chịu trách nhiệm chính. Người kiểm tra quầy pha chế cần báo lại cho người nhận đơn về món chưa phục vụ được.
| Phần việc | Người thực hiện | Kết quả cần có trước khi bán |
|---|---|---|
| Quầy pha chế | Nhân viên pha chế | Nguyên liệu, dụng cụ và máy phục vụ được menu mở bán |
| Thu ngân | Người nhận đơn | Menu, giá, món hết và phương thức nhận tiền đã rõ |
| Khu vực khách | Nhân viên phục vụ hoặc người được phân công | Lối đi, bàn ghế và khu vực nhận món sẵn sàng |
| Kiểm tra cuối | Người phụ trách ca | Biết việc chưa xong và quyết định món nào được bán |
Đây là mẫu phân công, không phải số nhân viên bắt buộc. Nếu quán chỉ có hai người, hãy chia công việc theo thứ tự thay vì gán bốn chức danh cho bốn người khác nhau.
2. Kiểm tra quầy pha chế theo thứ tự sử dụng
Đi từ chỗ lấy nguyên liệu đến chỗ giao món giúp bạn phát hiện những thứ còn thiếu: có sữa nhưng thiếu ca đánh sữa, có ly nhưng chưa có nắp đúng cỡ, hoặc đã chuẩn bị cốt trà nhưng chưa ghi giờ làm.
| Việc cần làm | Dấu hiệu đã sẵn sàng | Nếu chưa đạt |
|---|---|---|
| Đọc nhãn, hạn dùng và tình trạng nguyên liệu | Biết nguyên liệu được phép dùng và thứ tự dùng trước | Tách riêng phần chưa rõ; chưa dùng để pha cho khách |
| Kiểm tra bảo quản lạnh | Thiết bị hoạt động, điều kiện bảo quản phù hợp với nguyên liệu | Báo người phụ trách, đánh giá nguyên liệu trước khi sử dụng |
| Chuẩn bị nước, đá và dụng cụ sạch | Đủ cho đợt phục vụ đầu, dụng cụ đúng vị trí | Bổ sung trước khi nhận món phụ thuộc vào phần còn thiếu |
| Khởi động máy theo hướng dẫn của model | Máy báo sẵn sàng, không có dấu hiệu lỗi bất thường | Tạm dừng nhóm món liên quan và gọi người phụ trách kỹ thuật |
| Kiểm tra công thức đang áp dụng | Đúng phiên bản, đúng cỡ ly và nguyên liệu hiện có | Làm rõ thay đổi trước khi pha; không tự thay nguyên liệu |
| Thử món đại diện của ca | Người pha biết vị mục tiêu và thao tác thực hiện | Chỉnh từng yếu tố và ghi lại, không đổi nhiều thứ cùng lúc |
Thời gian làm nóng và thao tác thử máy tùy model; đừng lấy một số phút chung áp cho mọi máy. Phần vệ sinh, lắp phụ kiện hay chạy chu trình cần làm theo tài liệu của thiết bị.
Nguyên liệu còn hạn chưa tự động có nghĩa là dùng được. Nhãn sau mở, điều kiện bảo quản và tình trạng thực tế cũng cần được kiểm tra. Không dùng việc nếm thử để xác nhận một nguyên liệu nghi hỏng là an toàn. Đừng chỉ kiểm đủ số lượng; hãy thống nhất cách bảo quản nguyên liệu pha chế để người nhận ca biết món nào cần dùng trước.
3. Đồng bộ menu, nhận đơn và thanh toán
Trước khi mở bán, đối chiếu bảng menu với nơi nhận đơn. Nếu trà vải đang hết, cả người nhận đơn trực tiếp lẫn kênh đặt hàng của quán cần biết; chỉ dán giấy tại quầy sẽ không ngăn được đơn trên kênh khác.
Kiểm tra một đơn thử theo luồng quán đang dùng: chọn món, ghi tùy chọn, chuyển quầy, xác định nơi nhận món. Đơn thử phải được phân biệt với đơn bán thật để không làm sai doanh thu hoặc trừ kho như một đơn đã giao.
Với tiền mặt, đếm tiền lẻ đầu ca và ghi người nhận. Với thanh toán điện tử, kiểm tra thông tin nhận tiền mà khách nhìn thấy; người thu ngân cần biết nơi đối chiếu giao dịch thành công. Không lấy ảnh chụp khách đưa làm bằng chứng duy nhất khi chưa thấy tiền về đúng tài khoản.
4. Ghi việc còn thiếu và quyết định mở bán
Checklist không nên chỉ có ô tích. Một việc chưa xong cần được chuyển thành hành động cụ thể để người sau không phải đoán.
| Việc còn thiếu — ví dụ minh họa | Cách xử lý | Người nhận việc |
|---|---|---|
| Chưa có nắp cho ly mang đi | Tạm ẩn lựa chọn mang đi của cỡ ly đó; dùng cỡ khác khi khách đồng ý | Người nhận đơn và người mua vật tư |
| Máy xay có tiếng bất thường | Ngừng sử dụng máy, báo kỹ thuật; chưa nhận món phụ thuộc máy | Người phụ trách ca |
| Chưa rõ giờ pha cốt trà | Tách riêng mẻ, xác minh theo quy trình bảo quản của quán | Người chuẩn bị nguyên liệu |
Cuối lượt mở ca, người phụ trách xác nhận các món có thể phục vụ và thông báo phần tạm ngừng. Không cần chờ mọi việc trang trí nhỏ hoàn hảo mới bán, nhưng những việc ảnh hưởng đến an toàn, chất lượng món và khả năng giao đúng đơn phải được giải quyết trước.
Bạn có thể xem thêm hướng dẫn vệ sinh máy pha cà phê để tách công việc chăm sóc máy khỏi phần kiểm tra mở ca. Hãy đối chiếu thao tác với tài liệu đúng model đang dùng.