Mở quán cafe văn phòng: Chọn cách phục vụ trước khi đầu tư không gian
Một quán bán cà phê cho người đi làm và một quán để khách ngồi làm việc cả buổi đều có thể được gọi là cafe văn phòng. Nhưng cách kiếm doanh thu, chọn mặt bằng và tổ chức quầy của hai mô hình này không giống nhau.
Trước khi mở quán cafe văn phòng, bạn nên chọn nhu cầu phục vụ chính: mua nhanh, gặp gỡ ngắn hay ngồi làm việc lâu. Sau đó mới tính chỗ ngồi, menu, giờ mở cửa và ngân sách. Cố phục vụ tất cả ngay từ đầu dễ khiến quán vừa ồn với người cần tập trung, vừa chậm với người đang vội đi làm.
Trong bài:
- 1. Quán phục vụ ai trong một ngày làm việc?
- 2. Khảo sát mặt bằng theo lịch làm việc quanh quán
- 3. Lên menu và tổ chức quầy theo giờ đông
- 4. Tính doanh thu cùng thời gian sử dụng chỗ ngồi
- 5. Thử trải nghiệm trước khi mở rộng
1. Quán phục vụ ai trong một ngày làm việc?
| Nhu cầu của khách | Điều khách cần trước | Phần quán nên ưu tiên |
|---|---|---|
| Mua trước giờ vào làm | Dễ chọn, dễ nhận, ít phải đợi | Menu nhìn rõ, thanh toán và trả đồ thuận tiện |
| Gặp đồng nghiệp hoặc đối tác | Chỗ ngồi phù hợp cho nhóm, nói chuyện thoải mái | Bàn ghế, cách nhận món và mức âm thanh |
| Ngồi làm việc lâu | Chỗ ngồi dễ dùng, kết nối mạng, môi trường ổn định | Tiện ích tại bàn, vận hành mạng và phân khu |
| Đặt nhiều ly cho văn phòng | Đúng món, đúng người, đóng gói chắc | Ghi nhãn, kiểm đơn và cách nhận đơn theo nhóm |
Không nhất thiết bỏ mọi nhu cầu phụ. Điều quan trọng là biết phần nào quyết định bố trí và chi phí chính. Nếu bạn chọn bán nhanh buổi sáng, đừng dành phần lớn vốn cho phòng họp ít người dùng. Nếu chọn khách làm việc lâu, số ghế kê được chưa nói lên số khách có thể phục vụ thoải mái.
2. Khảo sát mặt bằng theo lịch làm việc quanh quán
Hãy quan sát đường đi từ tòa nhà đến điểm bán, chỗ dừng xe, cửa ra vào và các hàng đồ uống đang phục vụ khu vực. Một mặt bằng gần văn phòng trên bản đồ có thể vẫn bất tiện nếu khách phải vòng xa hoặc không có chỗ dừng.
Ghi riêng ngày thường và cuối tuần. Nếu phần lớn khách dự kiến là người làm việc quanh đó, bạn cần biết khu vực còn người vào thứ Bảy, Chủ nhật hay không. Lịch làm việc của vài doanh nghiệp lớn cũng có thể ảnh hưởng mạnh đến quán; không nên suy từ một buổi trưa đông người rằng cả ngày đều có nhu cầu.
Với khách ngồi lâu, đến khảo sát cả lúc quán lân cận vắng và đông để nhận ra vấn đề tiếng ồn, nắng chiếu, chỗ xe. Trong mặt bằng của mình, thử ngồi ở các vị trí dự kiến thay vì chỉ xem ảnh phối cảnh. Mạng, ánh sáng và ổ cắm cần phù hợp với cách sử dụng; phần điện phải được người có chuyên môn bố trí an toàn, tránh kéo dây qua lối đi.
Bạn có thể dùng thêm cách lựa chọn mặt bằng quán cà phê để lập danh sách cần kiểm tra trước khi thuê.
3. Lên menu và tổ chức quầy theo giờ đông
3.1 Món quen cần dễ gọi và dễ làm lại
Bạn có thể bắt đầu từ các món cà phê và vài lựa chọn không cà phê phù hợp nhóm khách đã khảo sát. Tên món, cỡ ly, lựa chọn nóng/đá và giá nên nhìn thấy ngay; khách đang vội không nên phải hỏi nhiều câu mới biết mình sẽ nhận gì. Chọn mẫu trình bày menu cho khách văn phòng ngắn, rõ cỡ ly và giá để khách dễ quyết định khi đang vội.
Nếu thêm bánh hoặc đồ ăn nhẹ, tính cả nơi bảo quản, thời gian lấy món và cách giao cùng đồ uống. Combo chỉ có ích khi hai món có thể phục vụ cùng lúc và giá vẫn đủ bù chi phí. Một món ăn cần chuẩn bị lâu có thể khiến khách đã có cà phê vẫn phải đứng chờ.
3.2 Đơn nhiều ly cần cách xử lý riêng
Đơn của một văn phòng có thể gồm nhiều món gần giống nhau. Thống nhất cách ghi tên hoặc mã ly, kiểm số lượng trước đóng túi và tách yêu cầu riêng ngay lúc nhận đơn. Không để người pha phải đoán “ly ít ngọt là của ai” sau khi làm xong.
Khi chọn máy, đưa ra nhóm đơn dự kiến trong giờ cao điểm: bao nhiêu món espresso, bao nhiêu món cần sữa, có một hay hai người thao tác. Số ly cả ngày không thay thế được bài thử này. Bạn có thể xem máy pha cà phê cho quầy sau khi đã rõ menu, rồi chọn máy xay và thiết bị liên quan cùng lúc. Nếu muốn kết hợp cafe và ăn sáng, cần tính thêm khâu chuẩn bị món ăn và cách giao đủ đơn trong giờ cao điểm.
4. Tính doanh thu cùng thời gian sử dụng chỗ ngồi
Với quán cho khách làm việc lâu, chỉ theo dõi số hóa đơn chưa đủ để hiểu việc sử dụng không gian. Bạn nên xem một khách ngồi bao lâu, có gọi thêm món không và quán còn chỗ cho khách mới vào giờ đông hay không. Các thông tin này giúp bạn điều chỉnh cách bố trí, menu và quy định sử dụng nếu cần.
Ví dụ minh họa: hai khu cùng có 10 ghế và cùng được sử dụng liên tục trong 2 giờ. Khu A phục vụ 20 lượt, mỗi lượt mua 35.000 đồng; doanh thu là 700.000 đồng. Khu B phục vụ 10 lượt, mỗi lượt mua 50.000 đồng; doanh thu là 500.000 đồng. Đây chỉ là phép so sánh theo giả định, không phải kết quả quan sát khách thực tế và không có nghĩa phải thúc khách rời quán.
Khu A còn có thể tốn nhiều công dọn bàn hơn. Khu B có thể phù hợp định vị yên tĩnh mà bạn muốn xây dựng. Cần đặt doanh thu cạnh giá vốn, nhân sự, tiền thuê và tiện ích trước khi kết luận cách nào hiệu quả hơn. Nếu có phụ thu phòng riêng hay quy định đặt chỗ, thông tin phải rõ trước khi khách sử dụng.
Trong dự toán tháng, tính ngày ít khách riêng với ngày làm việc bình thường; đừng lấy doanh thu ngày tốt nhất nhân cho 30. Chi phí mạng, điện, vệ sinh, bảo trì bàn ghế và lương người quản lý cũng cần có chỗ trong bảng tính, kể cả khi chính bạn đang làm việc đó.
5. Thử trải nghiệm trước khi mở rộng
Tổ chức một buổi thử có cả khách mua nhanh, khách gọi theo nhóm và người ngồi làm việc. Ghi lại điểm khiến họ phải hỏi lại hoặc phải chờ, rồi sửa từng chỗ: menu khó nhìn, nơi nhận đồ vướng lối vào, tiếng máy xay ảnh hưởng khu yên tĩnh hay bàn thiếu khoảng trống.
Sau khi bán, xem dữ liệu theo từng khung giờ và từng hình thức phục vụ. Nếu buổi sáng đông đơn mang đi nhưng buổi chiều ít khách, cách cải thiện sẽ khác với quán luôn kín ghế nhưng số tiền trên hóa đơn thấp. Mở thêm nhóm món hay mua máy lớn hơn nên giải quyết đúng điểm vướng đã thấy.
Nếu bạn đang chuẩn bị quầy, gửi những món dự kiến bán và cách phục vụ mong muốn cho Autoshop qua 0799 888 222. Bạn chưa cần chốt toàn bộ không gian mới có thể trao đổi về thiết bị.
