Mở quán cafe sân vườn: Tính chỗ ngồi, ngày mưa và chi phí chăm sóc
Một khoảng sân nhiều cây có thể tạo cảm giác dễ chịu, nhưng mở quán cafe sân vườn còn là bài toán phục vụ: khách ngồi ở đâu khi mưa, nhân viên đi bao xa để giao một ly nước và ai chăm khu vườn mỗi ngày?
Bạn nên tính phần diện tích có thể phục vụ ổn định trước, rồi mới quyết định số bàn và mức đầu tư cảnh quan. Cách này giúp ngân sách gắn với trải nghiệm khách nhận được, thay vì chỉ với ảnh đẹp của quán lúc thời tiết thuận lợi.
Trong bài:
- 1. Chọn lý do khách đến quán
- 2. Tính hai cách vận hành: ngày đẹp và ngày mưa
- 3. Để nhân viên phục vụ thuận tiện từ quầy đến bàn
- 4. Dự toán cả chi phí giữ khu vườn hoạt động
- 5. Hoàn thiện quầy trước khi thêm nhiều hạng mục
1. Chọn lý do khách đến quán
Quán sân vườn có thể phục vụ nhóm gia đình cuối tuần, người muốn gặp bạn bè hoặc khách cần chỗ yên tĩnh. Mỗi hướng dẫn đến cách bố trí khác nhau. Gia đình đi theo nhóm cần bàn phù hợp và lối di chuyển dễ dùng; khách làm việc chú ý nhiều hơn đến ánh sáng, tiếng ồn và kết nối mạng.
Hãy quan sát các điểm bán trong khu vực để biết khách đến vào giờ nào, đi mấy người và ngồi bao lâu. Không lấy diện tích đất rộng làm mục tiêu phải kê thật nhiều bàn. Một góc xa quầy, ít bóng mát hoặc khó phục vụ có thể tốn công chăm sóc nhưng ít được sử dụng.
Nếu muốn có hồ nước, khu chơi trẻ em hay sân thượng, cần trao đổi riêng với đơn vị chuyên môn về an toàn, vận hành và bảo trì. Những hạng mục đó không chỉ là đồ trang trí, và không nên thêm vào để chạy theo một mẫu ảnh.
2. Tính hai cách vận hành: ngày đẹp và ngày mưa
2.1 Đếm chỗ thực sự dùng được
Khi xem mặt bằng, đánh dấu khu có mái che, khu chịu nắng theo giờ và đường khách đi từ chỗ xe đến bàn. Cần xem thêm nước đọng, mặt sàn trơn và đường nhân viên mang đồ. Mái che, thoát nước, kết cấu và hệ thống điện ngoài trời phải do đơn vị thiết kế, thi công có chuyên môn xử lý theo điều kiện thực tế.
Ví dụ minh họa: bạn dự định có 12 bàn, trong đó 8 bàn ngoài trời và 4 bàn trong khu được che chắn phù hợp. Nếu mưa làm toàn bộ khu ngoài trời không thể sử dụng, quán chỉ còn 4 bàn; không nên tiếp tục dự toán doanh thu như đang phục vụ đủ 12 bàn. Đây là tình huống để thử kế hoạch, không phải tỷ lệ bàn chuẩn của quán sân vườn.
2.2 Chuẩn bị việc cần làm khi thời tiết đổi
| Tình huống | Cách chuẩn bị trước |
|---|---|
| Nắng khiến một khu không còn thoải mái | Xác định bàn nào có thể chuyển, bàn nào tạm không nhận khách |
| Mưa trong lúc đang phục vụ | Có nơi chuyển khách phù hợp, bảo vệ đồ điện và giữ lối đi thông thoáng |
| Bàn ghế ngoài trời ướt sau mưa | Phân công lau, kiểm tra trước khi đưa khu đó vào phục vụ lại |
| Số bàn dùng được giảm | Điều chỉnh nhận bàn và lượng nguyên liệu chuẩn bị theo nhu cầu thực tế |
Đừng quảng cáo một khu ngồi mà hôm đó quán không thể phục vụ. Nếu khách đã đặt nhóm đông, trao đổi về khu ngồi trước khi xác nhận để họ có thể quyết định. Khi khảo sát mặt bằng, nên xem cả đường khách đi và vị trí có thể phục vụ được trong ngày mưa.
3. Để nhân viên phục vụ thuận tiện từ quầy đến bàn
Một ly đồ uống không kết thúc ở quầy pha chế. Nó còn phải đi qua lối khách đang bước, tới đúng bàn và quay về khu rửa sau khi dùng. Hãy thử đi theo toàn bộ vòng này trước khi chốt vị trí bàn, quầy và nơi thu gom đồ bẩn.
Với mặt bằng rộng, số bàn hoặc tên khu rõ ràng giúp tránh tìm khách. Nơi đặt khay chờ và điểm lấy món cần dễ nhận biết; đồ sạch không nên phải đi chung đường thu gom ly bẩn nếu có cách bố trí hợp lý hơn. Những đoạn lối đi hẹp hoặc xa khu quan sát cần được xử lý sớm.
Menu cũng ảnh hưởng đến cách phục vụ. Đồ uống có nhiều lớp hoặc nhiều chi tiết trang trí cần được thử trong điều kiện mang ra bàn thực tế. Nếu món thay đổi nhanh sau khi làm, hãy xem lại cách hoàn thiện và giao món thay vì chỉ đánh giá ly vừa pha tại quầy.
Đối với thiết bị, chọn theo nhóm món và đơn dồn vào giờ cao điểm. Diện tích sân lớn không tự động có nghĩa quán cần máy pha lớn; ngược lại, một quầy nhỏ vẫn có thể nhận rất nhiều đơn cùng lúc từ một nhóm khách.
Nếu cần bổ sung hoặc thay máy, hãy xem danh mục máy pha cà phê cho quán theo menu dự kiến, rồi tính khoản mua thêm vào ngân sách của quán. Việc bố trí quầy pha chế cần tính cùng đường nhân viên đưa món tới bàn và thu dọn sau đó.
4. Dự toán cả chi phí giữ khu vườn hoạt động
Ngoài quầy, máy và bàn ghế, ngân sách cần phản ánh những việc lặp lại: chăm cây, vệ sinh lá rụng, bảo dưỡng bàn ghế ngoài trời, vệ sinh mái che và duy trì các hạng mục cảnh quan nếu có. Chủ quán có thể tự làm một phần, nhưng vẫn cần tính thời gian và người thay khi mình vắng mặt.
| Khoản tiền | Cách đưa vào dự toán |
|---|---|
| Cải tạo và cảnh quan ban đầu | Lấy báo giá theo hạng mục, tách phần thiết yếu với phần có thể làm sau |
| Thuê mặt bằng, cọc và trả trước | Ghi riêng tiền cần trả lúc đầu với chi phí thuê mỗi tháng |
| Chăm sóc, vệ sinh, bảo dưỡng | Ghi việc thực hiện, người làm và chi phí dự kiến |
| Nhân sự phục vụ | Tính theo khu vực mở và khung giờ đông, không chỉ số bàn kê được |
| Dự phòng vận hành | Lập kịch bản khách ít và thời tiết bất lợi để xem nhu cầu tiền mặt |
Không nên lấy mức doanh thu một ngày cuối tuần đẹp trời làm trung bình tháng. Hãy tách nhóm ngày trong dự toán, ghi rõ giả định số khách và giá trị đơn, sau đó thay bằng dữ liệu bán thật. Chi phí đầu tư ban đầu và chi phí hàng tháng cần tách riêng để không nhầm tiền còn trong tài khoản với lợi nhuận.
Bạn có thể tham khảo cách chia các khoản này trong hướng dẫn tính chi phí khởi sự của SBA, rồi bổ sung riêng phần cảnh quan và vận hành ngoài trời của quán.
5. Hoàn thiện quầy trước khi thêm nhiều hạng mục
Trước khai trương, cho đội quán thử phục vụ ở các bàn xa, gom ly và dọn lại bàn. Khi một nhóm đến cùng lúc, xem người nhận món, pha chế và mang đồ có chờ nhau hay không. Kết quả sẽ cho biết cần đổi đường đi, thêm điểm đặt khay hay điều chỉnh phân công.
Nếu cần tư vấn thiết bị, bạn có thể liên hệ Autoshop qua 0799 888 222 với menu, hình dung số khách và ảnh khu đặt quầy. Với phần mặt bằng, Autoshop hỗ trợ lên ý tưởng và kết nối các bên thi công; bản vẽ, kết cấu và thi công do đơn vị chuyên môn đảm nhiệm. Nhờ vậy, phần lựa chọn máy có thể được trao đổi sớm mà không lẫn với trách nhiệm xây dựng quán.
