Lập kế hoạch mở quán cafe: mẫu dễ điền và thứ tự chuẩn bị
Bạn đã có ý tưởng về một quán cà phê, nhưng khi hỏi đến tiền thuê, menu và ngày mở cửa thì mỗi việc lại kéo theo vài việc khác. Một bản kế hoạch hữu ích sẽ giúp bạn biết mình cần quyết định điều gì trước, còn thiếu thông tin gì và khoản nào chưa nên xuống tiền.
Để lập kế hoạch mở quán cafe, hãy bắt đầu bằng khách hàng, cách phục vụ và số tiền có thể dành cho quán. Sau đó nối những lựa chọn này với mặt bằng, menu, thiết bị, nhân sự và lịch chuẩn bị. Bạn có thể điền mẫu dưới đây ngay cả khi chưa thuê được địa điểm; những chỗ chưa biết cứ để trống rồi bổ sung sau khi khảo sát.
Trong bài:
- 1. Mẫu kế hoạch mở quán cafe để bạn bắt đầu
- 2. Chọn khách hàng và quy mô trước khi chốt mặt bằng
- 3. Lập bảng vốn và thử tình huống bán chậm
- 4. Xếp công việc theo những quyết định cần có trước
- 5. Dùng kế hoạch để trao đổi và điều chỉnh
1. Mẫu kế hoạch mở quán cafe để bạn bắt đầu
Bản đầu tiên không cần dài. Điều cần nhất là mỗi lựa chọn đều có lý do và một việc tiếp theo để kiểm tra. Chẳng hạn, “bán cho nhân viên văn phòng” vẫn còn rộng; “phục vụ người mua mang đi trước giờ làm tại khu phố đang khảo sát” sẽ giúp bạn biết nên đến quan sát lúc nào.
| Nội dung cần điền | Kế hoạch của bạn | Việc cần kiểm tra tiếp |
|---|---|---|
| Khách chính và lúc họ mua | … | Quan sát, hỏi khách tại khu vực dự kiến |
| Mang đi, ngồi lại hay kết hợp | … | Chỗ dừng xe, chỗ chờ và nhu cầu sử dụng bàn |
| Những món sẽ bán khi mở cửa | … | Thử công thức, tính nguyên liệu và thao tác |
| Khu vực tìm mặt bằng | … | Giá thuê, điều kiện sử dụng, điện nước, lối vào |
| Tiền có thể dùng cho quán | … | Nguồn tiền và thời điểm thực sự có thể dùng |
| Khoản phải trả trước khai trương | … | Lấy báo giá, ghi cả phần chưa gồm |
| Tiền giữ lại để vận hành | … | Lập lịch thu và chi từng tháng |
| Ai đứng quầy và quản lý | … | Thử một ca làm, tính cả khi chủ quán vắng |
| Ngày dự kiến chạy thử và mở cửa | … | Đối chiếu việc còn thiếu trước khi thông báo |
Bạn có thể sao chép bảng này vào tài liệu riêng. Với mỗi ô, ghi thêm ngày cập nhật và người phụ trách nếu cùng mở quán với người khác. Khi tiền thuê hoặc menu thay đổi, sửa lại các phần chịu ảnh hưởng thay vì chỉ đổi một con số ở cuối bảng.
2. Chọn khách hàng và quy mô trước khi chốt mặt bằng
2.1 Từ người đi ngang đến người có lý do mua
Đường đông chưa chắc phù hợp với quán. Người đi qua có nhìn thấy biển, dừng được xe và mua đồ uống đúng giờ bạn định bán không? Nếu khách muốn ngồi làm việc, họ còn cần xem chỗ ngồi, ánh sáng, độ ồn và sự thuận tiện khi ở lại.
Hãy ghi quan sát ở những khung giờ quán định phục vụ, trên nhiều ngày khác nhau. Tách rõ điều đã nhìn thấy và điều đang phỏng đoán. “Có nhiều người đi làm ngang qua” là quan sát; “mỗi sáng sẽ bán được 80 ly” vẫn là giả định nếu chưa có dữ liệu bán hàng.
Từ đó, viết một câu mô tả quán: “Quán phục vụ … vào …, với nhóm món … và cách nhận đồ …”. Nếu câu này còn quá nhiều nhóm khách khác nhau, hãy chọn nhóm cần ưu tiên trong giai đoạn đầu.
2.2 Mở quán cafe nhỏ: thu gọn ở đâu cho hợp lý?
Quán nhỏ vẫn cần đủ chỗ pha chế, bảo quản, rửa dụng cụ và nhận hàng. Đừng tính toàn bộ diện tích thành bàn ghế rồi mới tìm chỗ đặt tủ lạnh hoặc khu rửa.
Bạn có thể giảm số món mở bán, số kiểu ly và phần trang trí chưa cần ngay. Ngược lại, những thứ giúp làm đúng món và phục vụ an toàn như nguồn nước, bảo quản nguyên liệu, điện phù hợp thiết bị và lối thao tác phải được tính từ đầu.
Ví dụ, nếu chỉ một người đứng quầy, hãy thử một lượt có cả khách hỏi món, thanh toán và chờ nhận đồ. Nếu người đó liên tục phải bỏ công đoạn pha để tìm bao bì hoặc lấy nguyên liệu ở xa, vấn đề cần sửa có thể là bố trí quầy hoặc menu, chưa phải mua thêm máy.
3. Lập bảng vốn và thử tình huống bán chậm
3.1 Ghi tiền phải trả theo thời điểm
Đừng gom tiền cọc, tiền mua máy và tiền điện hằng tháng vào một dòng “chi phí mở quán”. Cách tách khoản ban đầu và khoản định kỳ giúp bạn nhìn rõ lịch cần tiền; đây cũng là nguyên tắc trong hướng dẫn lập dự toán khởi nghiệp của SBA.
| Nhóm tiền | Bạn cần ghi gì? | Chỗ dễ tính nhầm |
|---|---|---|
| Cọc và thuê trả trước | Số tiền, tháng được trả, điều kiện hoàn cọc | Tiền cọc chưa phải tiền có thể dùng để vận hành |
| Cải tạo, quầy, thiết bị, dụng cụ | Báo giá, thuế, vận chuyển, lắp đặt, vật tư | Một gói đã gồm món nào thì không cộng lại món đó |
| Chuẩn bị mở bán | Nguyên liệu đầu kỳ, bao bì, tuyển người, chạy thử, quảng bá | Quên tiền nguyên liệu dùng để tập và thử món |
| Thu chi sau mở cửa | Tiền thực nhận và lịch trả thuê, lương, hàng, điện nước, khoản khác | Tiền thuê đã trả trước không trả thêm lần nữa trong cùng kỳ |
Ở bảng theo dõi kết quả kinh doanh, tiền thuê vẫn được phân bổ cho tháng sử dụng. Còn bảng tiền mặt cần ghi đúng lúc tiền thực sự ra khỏi tài khoản. Hai bảng trả lời hai câu hỏi khác nhau.
3.2 Đổi giả định để biết kế hoạch chịu được đến đâu
Đừng chỉ lập một kịch bản bán đúng như mong muốn. Hãy thử giảm số đơn, tăng một khoản chi quan trọng hoặc kéo dài giai đoạn ít khách, rồi xem số tiền còn lại.
Ví dụ minh họa cách tính, không phải dự báo cho quán: bạn dành 200 triệu đồng, các khoản chi đến trước ngày mở cửa cộng lại là 150 triệu đồng, còn 50 triệu đồng. Giả sử sau khi cộng mọi khoản thu và chi thực tế, quán thiếu tiền lần lượt 12, 8 và 4 triệu đồng trong ba tháng đầu. Cuối tháng thứ ba còn 50 − 12 − 8 − 4 = 26 triệu đồng.
Nếu phát sinh thêm 10 triệu đồng sửa chữa chưa nằm trong các khoản trên, số dư còn 16 triệu đồng. Khoản tiền này cho biết phần còn lại của kế hoạch minh họa, không chứng minh quán đã có lãi hay đủ vốn trong mọi tình huống. Nếu có vay, lịch trả nợ cũng phải được đưa vào bảng tiền mặt.
4. Xếp công việc theo những quyết định cần có trước
Bạn có thể tìm nguồn nguyên liệu trong lúc khảo sát mặt bằng, nhưng chưa nên chốt quầy khi menu và kích thước thiết bị còn thay đổi. Một lịch có thứ tự sẽ hữu ích hơn danh sách dài mà việc nào cũng ghi “làm sớm”.
| Mốc chuẩn bị | Việc nên hoàn thành | Có thể làm song song |
|---|---|---|
| Trước khi cam kết thuê | Khảo sát khách, kiểm tra điều kiện sử dụng mặt bằng, tính khả năng chi trả | Thử nhóm món chính, tìm nhà cung cấp |
| Trước khi chốt quầy | Có menu dự kiến, danh sách thiết bị và yêu cầu điện nước | Lấy báo giá, tìm nhân sự, chuẩn bị nhận diện |
| Trước khi nhận thiết bị | Đơn vị phụ trách xác nhận mặt bằng sẵn sàng theo yêu cầu lắp | Chuẩn bị nguyên liệu, dụng cụ và cách ghi đơn |
| Trước buổi chạy thử | Có công thức, giá bán, phân công ca và cách thanh toán | Chuẩn bị nội dung giới thiệu quán |
| Trước khi mở bán | Sửa lỗi từ chạy thử; hoàn tất các điều kiện kinh doanh áp dụng | Xác nhận thông tin giờ mở cửa và liên hệ |
Các yêu cầu về đăng ký, thuế và điều kiện kinh doanh cần được kiểm tra theo loại hình và địa điểm của bạn. Hãy đưa việc này vào lịch từ đầu, giao người theo dõi; không chờ đến sát khai trương mới tìm hiểu.
Với từng dòng, điền ngày dự kiến, người phụ trách và việc phải xong trước đó. Nếu mặt bằng chậm sẵn sàng, cập nhật lại lịch nhận máy và chạy thử, rồi mới quyết định có giữ ngày mở cửa hay không.
5. Dùng kế hoạch để trao đổi và điều chỉnh
Bản kế hoạch sẽ rõ dần khi có báo giá và kết quả thử thực tế. Trước mỗi khoản mua lớn, hãy quay lại ba câu hỏi: món này phục vụ công việc nào, có cần ngay khi mở cửa không, và sau khi trả tiền thì quán còn đủ tiền cho những việc gì?
5.1 Những sai lầm khi mở quán cafe có thể kiểm tra từ bản kế hoạch
Một kế hoạch trông đầy đủ vẫn có thể dựa trên vài giả định chưa được kiểm tra. Trước khi ký thuê hoặc mua thêm thiết bị, hãy nhìn lại những chỗ dưới đây và ghi việc cần làm để biết rõ hơn.
| Chỗ dễ quyết định quá sớm | Dấu hiệu trong kế hoạch | Việc kiểm tra trước khi chi tiền |
|---|---|---|
| Ước lượng khách quá lạc quan | Lấy số người đi qua làm số người sẽ mua | Quan sát lượt dừng mua, hỏi thói quen và thử kịch bản ít đơn hơn |
| Chỉ nhìn giá thuê | Chưa có khoản sửa điện nước, cọc và thời gian chuẩn bị | Lấy báo giá phần phải sửa, xem lịch trả tiền và điều kiện sử dụng |
| Bỏ sót tiền duy trì | Chi gần hết vốn trước mở cửa | Cộng lại lịch thu chi, khoản trả nợ nếu có và tiền cần khi bán chậm |
| Thêm món trước khi thử vận hành | Món nào cũng cần một nhóm nguyên liệu hoặc thiết bị riêng | Làm thử nhóm đơn, xem chỗ chờ và lượng nguyên liệu có thể dùng hết |
| Gắn lịch khai trương với mong muốn | Chưa biết khi nào quầy và người đứng quầy sẵn sàng | Xem những việc phải xong trước, chạy thử rồi điều chỉnh lịch |
Không phải kế hoạch nào có một điểm yếu cũng phải bỏ. Nếu vấn đề là một món làm chậm, bạn có thể sửa món hoặc cách chuẩn bị; nếu địa điểm không phù hợp mục đích sử dụng, cần xem lại lựa chọn mặt bằng. Điều quan trọng là sửa đúng quyết định bị ảnh hưởng, không tiếp tục chi chỉ vì đã đầu tư một phần.
5.2 Trao đổi phần bạn cần hỗ trợ
Nếu đang chọn máy, bạn có thể xem danh mục máy pha cà phê Autoshop rồi trao đổi dựa trên menu, kích thước quầy và ngân sách thiết bị. Bạn chưa cần hoàn thiện cả bản kế hoạch mới liên hệ Autoshop qua 0799 888 222; gửi những thông tin đang có sẽ giúp bắt đầu việc lựa chọn.
Với phần mặt bằng, Autoshop hỗ trợ ý tưởng và kết nối bên thi công. Bản vẽ, thi công và trách nhiệm xây dựng thuộc đơn vị bạn thỏa thuận thực hiện.
